Was passiert, wenn wir uns Ihre Abläufe ansehen

„Wir sehen uns Ihre Abläufe an" klingt nach Beratung, und Beratung hat bei Betriebsinhabern zu Recht einen schlechten Ruf: viele Termine, ein dicker Ordner, wenig Folgen. Deshalb hier ganz konkret, was bei uns passiert — und was ausdrücklich nicht.

Wir sehen zu, statt zu fragen

Der erste Termin dauert einen halben Tag und findet bei Ihnen statt, nicht bei uns. Wir sitzen dabei, wenn die Post geöffnet wird, wenn ein Anruf hereinkommt, wenn ein Angebot geschrieben wird. Wir fragen wenig und schauen viel.

Das hat einen einfachen Grund: Wenn man Menschen fragt, wie sie arbeiten, beschreiben sie, wie es eigentlich laufen sollte. Wenn man zusieht, sieht man, wie es tatsächlich läuft — mit dem Zettel neben der Tastatur, dem zweiten Postfach, der Excel-Tabelle, die niemand erwähnt hat, weil sie „nur eine Krücke" ist. Genau diese Krücken sind die interessanten Stellen.

Wir schreiben mit, mit Zahlen dahinter

Jeder wiederkehrende Handgriff wird notiert, mit zwei Angaben: wie oft er vorkommt und wie lange er dauert. Beides schätzen wir nicht, sondern messen es, wo es geht, und lassen es sonst über eine Woche mitschreiben.

Am Ende steht eine unspektakuläre Liste. Sie ist meistens länger, als der Inhaber erwartet hat, und sie enthält fast immer zwei oder drei Posten, von denen niemand wusste, wie viel Zeit sie fressen.

Wir rechnen

Erst rechnen, dann automatisieren — kein Ablauf wird eingerichtet, bevor wir gerechnet haben, was er bringt. Je Ablauf stellen wir drei Zahlen nebeneinander:

• Was er heute kostet: Häufigkeit mal Dauer mal ein realistischer Stundensatz für die Person, die ihn macht.
• Was die Umstellung an Aufwand bedeutet: konkret benannt, nicht als Spanne.
• Was danach laufend anfällt — und wer sich darum kümmert, wir oder Sie.

Was sich daraus nicht trägt, kommt nicht auf die Empfehlungsliste, sondern auf die zweite Liste: wovon wir abraten, und warum. Diese zweite Liste ist regelmäßig die nützlichere von beiden.

Sie bekommen eine Landkarte, kein Gutachten

Am Ende steht kein Dokument mit Deckblatt und siebzig Seiten. Sie bekommen eine Entscheidungsgrundlage: welche Abläufe sich lohnen, was sie einsparen, was sie kosten, in welcher Reihenfolge man sie angehen sollte — und welche man besser in Ruhe lässt. Wir gehen sie in einer Stunde mit Ihnen durch.

Danach entscheiden Sie. Auch gegen uns. Die Landkarte gehört Ihnen, selbst wenn Sie damit zu jemand anderem gehen.

Was nicht passiert

• Kein Workshop mit Moderationskarten.
• Kein Fragebogen, den jemand in Ihrem Betrieb ausfüllen muss.
• Keine Software, die während der Aufnahme installiert wird.
• Keine Verpflichtung, danach etwas zu beauftragen.

Warum am Anfang kein Angebot steht

Wer Ihnen sofort ein Angebot macht, verkauft Ihnen, was er ohnehin im Programm hat. Wir wollen vorher wissen, wie bei Ihnen gearbeitet wird — sonst können wir Ihnen von nichts abraten, und genau das ist der Teil, der Ihnen Geld spart.

Wie weit wir uns umsehen, wie tief wir einsteigen und was das kostet, besprechen wir vorher miteinander. Sie wissen es, bevor Sie zusagen. Ihr eigener Zeitaufwand dabei: ein halber Tag am Anfang, ein bis zwei kurze Rückfragen dazwischen, eine Stunde am Ende. Den Rest machen wir.