Woran Sie erkennen, welche Arbeit sich zu automatisieren lohnt

Die meisten Gespräche über Automatisierung beginnen an der falschen Stelle. Jemand fragt: „Was könnte man denn bei uns automatisieren?" — und dann wird eine Liste gemacht. Die Liste enthält alles, was gerade nervt. Sie enthält selten das, was sich rechnet.

Wir gehen andersherum vor. Statt einer Liste von Abläufen haben wir ein Kriterium. Wir suchen Arbeit mit drei Eigenschaften.

Erstens: sie wiederholt sich

Nicht „kommt gelegentlich vor", sondern: sie fällt jede Woche an, im besten Fall jeden Tag. Der Grund ist einfach. Die Einrichtung eines Ablaufs kostet einmalig Geld. Wenn der Ablauf zwölfmal im Jahr vorkommt, dauert es Jahre, bis sich das trägt. Wenn er dreimal am Tag vorkommt, rechnet es sich in Wochen.

Achten Sie dabei nicht auf die großen Vorgänge, sondern auf die kleinen. Der Handgriff, der zwei Minuten dauert und den niemand als Arbeit wahrnimmt, kostet bei vierzig Wiederholungen in der Woche mehr als das eine Angebot, an dem jemand einen halben Tag sitzt.

Zweitens: sie folgt Regeln

Eine Regel ist ein Satz, der mit „immer wenn" anfängt. Immer wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, wird eine Rechnung geschrieben. Immer wenn eine Anfrage hereinkommt, wird der Kunde angelegt. Immer wenn ein Beleg eintrifft, wird er dem Monat zugeordnet.

Können Sie den Ablauf jemandem in drei Sätzen erklären, sodass diese Person ihn danach übernehmen kann? Dann folgt er Regeln. Müssen Sie dabei fünfmal „das kommt darauf an" sagen, dann nicht — jedenfalls noch nicht. Manchmal lässt sich das „kommt darauf an" auflösen, indem man einmal entscheidet, wie es künftig sein soll. Oft ist genau das die eigentliche Arbeit.

Drittens: niemand wird für sie bezahlt

Das ist die Eigenschaft, die am häufigsten übersehen wird, und die wichtigste. Ein Betrieb verdient Geld mit dem, was der Kunde bestellt hat: mit der Heizung, dem Bad, dem Dach. Er verdient kein Geld damit, die Anfrage abzutippen, den Termin zu bestätigen, die Rechnung zu schreiben, den Beleg zu sortieren.

Diese zweite Art von Arbeit ist notwendig, aber sie ist unbezahlt. Sie wird meistens abends erledigt, von der Person, die ohnehin schon zu viel macht. Genau dort liegt der Gewinn — nicht in der Arbeit, für die es eine Rechnung gibt.

Wo nur zwei zutreffen, raten wir ab

Drei Gegenbeispiele, damit das nicht theoretisch bleibt.

• Wiederholt sich, folgt Regeln, wird aber bezahlt. Das Aufmaß auf der Baustelle wiederholt sich und folgt Regeln — aber es ist die Leistung, für die der Kunde zahlt. Hier zu automatisieren spart nichts, es verändert nur, wie gearbeitet wird.
• Folgt Regeln, wird nicht bezahlt, wiederholt sich aber kaum. Der Jahresabschluss mit dem Steuerbüro. Einmal im Jahr. Die Einrichtung amortisiert sich nicht.
• Wiederholt sich, wird nicht bezahlt, folgt aber keinen Regeln. Das Gespräch mit dem verärgerten Kunden. Es kommt regelmäßig vor und bringt kein Geld — aber es gibt keine Regel dafür, und es wäre ein Fehler, so zu tun als gäbe es eine.

Was Sie jetzt tun können

Gehen Sie die vergangene Woche im Kopf durch. Nicht die Aufträge — die Arbeit daneben. Schreiben Sie fünf Dinge auf, die Sie oder Ihre Bürokraft mehr als dreimal gemacht haben. Prüfen Sie jedes davon gegen die drei Eigenschaften.

Was alle drei erfüllt, ist ein Kandidat. Was zwei erfüllt, lassen Sie zunächst liegen. Und wenn Sie sich bei einem nicht sicher sind: genau darüber sprechen wir, wenn wir uns Ihre Abläufe ansehen, und dann steht die Antwort schriftlich da — mit Preis und Ersparnis.